Cómo escribir una carta o email formal en inglés

2019-06-11

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Te explicamos cómo escribir una carta o email formal en inglés, los tips que necesitas saber para expresarte con soltura y comunicarte correctamente en el ámbito laboral con otras delegaciones, sedes o compañías de carácter internacional.

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan, no solo los estudiantes de inglés, sino los trabajadores en general, es a escribir una carta o email formal en inglés.

Si bien es cierto que es una prueba común de cara a la preparación de los exámenes de Cambridge, a veces cuando llega la hora de aplicar lo aprendido en otros contextos que no son las aulas nos asaltan las dudas y el miedo a no expresarnos con propiedad.

Tips para escribir una carta o email formal en inglés

Lo primero que debes hacer es valorar el grado de formalidad. Antes, cuando se escribía en papel, las cartas solían ser muy formales. Ahora, la tecnología ha abierto el abanico de posibilidades con nuestros interlocutores. En este caso nos centraremos en el estilo formal que suele ser el más común en el ámbito laboral.

El saludo

Si no conoces a la persona a la que te diriges deberás poner:

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern (a quién corresponda)

La organización

Antes de ponerte a escribir siempre conviene estructurar el contenido y poner en orden las ideas que quieres plasmar.

Por lo general una carta o email formal en inglés se compone de las siguientes partes:

Introducción
Cuerpo o desarrollo
Conclusión

Introducción

En la introducción deberás presentarte: “My name is…”. Y deberás continuar con expresiones como estas:

I am writing with regard to…
I am emailing in reference to
In replay to your email, I…
I am contacting you to…
I would like…
We are writing in connection with…
In response to your former email…
We are interested in… and would like to know…
We carefully considered your proposal and…Como ves, en el encabezado de un email nunca se utiliza el presente simple, sino el presente continuo.

Desarrollo

Para explicar lo que quieres decir conviene que seas breve y que utilices construcciones gramaticales simples; es mejor que no intentes utilizar florituras o complejidades, pueden delatarte.

Los conectores en inglés, así como un buen vocabulario pueden serte de gran ayuda. Recurre a diccionarios de inglés online si es necesario.

Algunas de estas expresiones típicas o frases hechas pueden convertirse en tu salvación:

We are able to confirm that…
Just a note to say…
Please, could you…
This is an urgent matter…

Conclusión

En la conclusión deberás agradecer la atención con expresiones como:

Thank you for your help.
I look forward to hearing from you.
Thanks in advance.
Let me know if you need anything else.
If you have any questions, do not hesitate to contact me.

Despedida

En todo email y carta en inglés las despedidas formales suelen ser las siguientes:

Yours sincerely,
Respectfully,
Yours cordially,
Yours faithfully,

Te recomendamos que incluyas tu nombre completo, el cargo, el nombre de la compañía en la que trabajas y otros datos de contacto como un número de teléfono o página web.

Otros consejos de estilo

¡Ojo! El asunto también es importante, se directo y conciso.
No olvides que en los escritos formales no se pueden usar contracciones.
Utiliza siempre el mismo tipo de letra.
No escribas en mayúsculas.
Evita lenguaje abreviado.
No usar emoticonos.
Construye el escrito con párrafos de no más de cinco líneas.

Y en último lugar, no olvides revisar el texto varias veces. La importancia del inglés en el mundo laboral es evidente y en la medida de lo posible debemos evitar cometer errores.